Une entreprise recrute un(e) assistant(e) moyens généraux afin de contribuer à la gestion et à l’optimisation des services généraux, au suivi des prestataires et à l’amélioration continue de l’environnement de travail.

L’assistant(e) moyens généraux a pour mission d’assurer la continuité, la qualité et l’optimisation des services et infrastructures de l’entreprise. Il/elle veille au bon fonctionnement des moyens généraux et au suivi rigoureux des contrats et prestations externalisées afin de garantir un environnement de travail opérationnel, sécurisé et conforme aux exigences internes et contractuelles.

MISSIONS PRINCIPALES (liste non exhaustive)

L’assistant(e) moyens généraux aura pour mission :

Gestion des prestataires et suivi des contrats:

• Assurer le suivi administratif et opérationnel des contrats de prestations (maintenance, nettoyage, sécurité, télécoms, énergie, etc.)
• Veiller au respect des engagements contractuels (qualité, délais, coûts, SLA)
• Suivre les échéances contractuelles (renouvellement, résiliation, mise à jour)
• Centraliser et archiver la documentation contractuelle
• Participer à l’évaluation des prestataires et à la gestion des incidents ou litiges

Gestion des infrastructures et des services généraux :

• Contribuer au bon fonctionnement des locaux, équipements et services supports
• Suivre les opérations de maintenance préventive et corrective
• Signaler et coordonner le traitement des dysfonctionnements techniques
• Participer à la gestion des déménagements, aménagements ou réorganisations des espaces

Suivi budgétaire et optimisation des coûts :

• Assister au suivi des dépenses liées aux moyens généraux
• Contrôler les factures fournisseurs et leur conformité contractuelle
• Identifier des leviers d’optimisation des coûts et d’amélioration de la qualité de service
• Contribuer à l’élaboration de reportings simples (coûts, prestations, incidents)

Support aux collaborateurs et qualité de service :

• Être interlocuteur de premier niveau pour les demandes liées aux moyens généraux
• Assurer un service de support interne réactif et orienté solutions
• Veiller à la qualité de l’environnement de travail et à la satisfaction des utilisateurs internes

Conformité, sécurité et bonnes pratiques :

• Veiller au respect des règles internes, des consignes de sécurité et des normes en vigueur
• Contribuer aux actions liées à la sécurité des biens et des personnes
• Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures internes

PROFIL REQUIS

• Être titulaire d’un Bac +2 ou Bac +3 en Gestion, Logistique, Administration, Maintenance ou domaine équivalent
• Avoir une expérience dans la gestion des moyens généraux ou services généraux (un atout)
• Bonne communication écrite et orale en français

Compétences techniques :

• Bonne connaissance du suivi des prestataires et contrats
• Capacité d’organisation et de gestion des priorités
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie électronique)
• Bonne capacité rédactionnelle et relationnelle
• Sens du service et orientation client interne
• Capacité d’analyse et de résolution de problèmes

Aptitudes professionnelles

• Gestion des services généraux
• Suivi des prestataires et contrats
• Gestion administrative
• Suivi budgétaire de base
• Reporting et suivi des indicateurs
• Connaissance des règles de sécurité au travail

Qualités personnelles :

• Discrétion professionnelle
• Esprit d’équipe
• Autonomie
• Bon relationnel